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Dans certains cas, le processus de définition de l'Organisation du Projet, et des Rôles et Responsabilités est précipité, et d'autres activités telles que le début du développement des produits (le plus tôt possible), sont vues comme étant plus importantes. En tant que Chef de Projet, vous dépendez d'autres personnes pour prendre des décisions, fournir des informations et réaliser des activités. Il est donc important de le documenter et de s'y conformer, autrement vous vous retrouveriez à courir après des ombres.

L'une des premières tâches qu'un Chef de Projet devrait réaliser pour chaque projet, est d'avoir une bonne idée de qui est qui dans l'organisation, ainsi leurs rôles et responsabilités. Commencez par l'Exécutif, qui quelques fois pourrait avoir besoin qu'on lui rappelle qu'il est le responsable ultime du projet, et non le Chef de Projet.

La direction pourrait mettre la pression sur le Chef de Projet pour lancer la réalisation des produits au plus tôt, car ils veulent commencer l'utilisation ou la vente des produits du projet, et ne connaissent pas l'importance des processus d'Elaboration et d'Initialisation du Projet. Le Chef de Projet peut se servir des idées suivantes pour documenter l'organisation du projet:

  • Regarder les profils de Rôles & Responsabilités de projets similaires dans l'organisation.
  • Rencontrer l'Exécutif pour discuter de ses responsabilités, et concevoir le Comité de Pilotage.
  • Préparer un workshop avec le Comité de Pilotage, et utilisez les connaissances de ce Thème pour définir les questions les plus pertinentes à poser (ex. Comment la communication sera effectuée pendant le projet ? et Qui est responsable de la définition des bénéfices ?).
  • Confirmer chaque personne a l'autorité nécessaire, le savoir, la disponibilité, et donne son accord (par écrit) sur ses rôles et responsabilités.

Part #1 - L'Organisation selon PRINCE2

L’objectif de ce thème est d’aider à définir et établir une structure de reddition des comptes et de responsabilités du projet; en d’autres termes, identifier le « Qui » du projet.

Chaque projet PRINCE2 est basé sur un environnement client/fournisseur. Une partie est le client, qui spécifie les besoins et paie très probablement pour le projet.

Part #2 - Définitions

Qu’est ce qu’un Projet?

Une définition basique de projet est : “un ensemble de tâches à réaliser pour accomplir un objectif particulier.” PRINCE2 définit un projet comme étant : “une organisation temporaire créée en vue de livrer un ou plusieurs produits d’entreprise, conformément à un Cas d’Affaire convenu ”.

Part #3 - Intérêts du Projet

Un projet PRINCE2 devrait toujours avoir trois principales catégories de parties prenantes, qui doivent être représentées dans le Comité de Pilotage. Ce sont le Business, l’Utilisateur et le Fournisseur.

Part #4 - Les 4 niveaux d'une organisation de projet

Il est important que vous compreniez la différence entre la structure de Management de Projet (organisation du projet) et l’Equipe de Management de Projet. La structure de Management de Projet a 4 niveaux alors que l’Equipe de Management de Projet en a 3.

Part #5 - Comité de Pilotage

Le Comité de Pilotage est constitué des rôles d’Exécutif, d’Utilisateur Principal et de Fournisseur Principal. Le rôle d’Exécutif ne peut être occupé que par une personne, alors que ceux d’Utilisateur Principal et de Fournisseur Principal peuvent être assignés à une ou plusieurs personnes. L’Exécutif est responsable du Cas d’Affaire, et a le dernier mot sur les décisions prises.

Part #6 - La Stratégie de Communication

Qu’est ce que la Stratégie de Communication ? C’est un document qui définit en détail comment les communications seront effectuées pendant le projet (ex: ce qui sera communiqué, qui recevra la communication, et à quelle fréquence). Le Chef de Projet se référera à ce document tout au long du projet.

Part #7 - Responsabilités pour le Thème de l'Organisation

Un projet est une structure créée pour contribuer à des objectifs spécifiques d’une entreprise ou acquérir un bénéfice durable. C’est une structure temporaire. Une fois le travail terminé, l’équipe projet est dissoute.

Chaque projet est composé de séquences avec différentes activités contribuant à la réalisation du produit final.

Part #8 - Quiz de validation des connaissances

Quiz de 5 questions avec un score minimal requis de 70%

Bonne chance !

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