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Un des plus grands défauts des Chefs de Projet, est la capacité à dire non quand il leur est demandé d'ajouter de nouvelles exigences au projet. Ceci dépend bien sûr du type d'organisation. Les Chefs de Projet qui disent non ne sont pas perçus comme ayant l'esprit d'équipe, et peuvent très rapidement une mauvaise réputation.

Dans certains projets, il y a un empressement à débuter, de ce fait il n'y a pas suffisamment de temps accordé pour la définition des exigences et la description des produits, et le budget est fixé pour le projet. Il peut donc arriver plus tard qu'une fonctionnalité supplémentaire doive être rajoutée au projet, et le Chef de Projet doit savoir comment gérer cette situation.

Ce que j'aime le plus à propos du Thème Changements, est qu'il montre que vous, en tant que Chef de Projet, n'avez pas à répondre oui ou non. Lorsqu'une nouvelle fonctionnalité est demandée, vous pouvez même remercier la personne qui l'a suggérée, et ensuite lui remettre un formulaire de Requête de Changement à remplir, et offrir votre aide si besoin ?. Vous promettez ensuite de suivre cette requête, en faisant savoir au requérant que la décision sera prise par l'Autorité de Changement ou le Comité de Pilotage.

Le Thème Changements décrit aussi les Rôles et Responsabilités de l'Exécutif et du Comité de Pilotage. C'est important car vous pourrez avoir besoin de le rappeler à l'Exécutif. J'ai vu quelques projets où l'Exécutif pressait le Chef de Projet d'autoriser des changements dans le projet, sans fournir des ressources supplémentaires. Ce thème vous montrera comment gérer ces situations.

La plupart des Chefs de Projet savent qu'ils doivent surveiller les produits du projet; c'est la Gestion de la Configuration. Ca consiste principalement du contrôle des changements, en s'assurant que les bonnes personnes ont accès aux dernières versions des documents de référence, et en fournissant un stockage centralisé et accessible. Certaines entreprises fournissent un système IT documenté et facile à utiliser, pour permettre au Chef de Projet de gérer, contrôler et distribuer les informations du projet.

D'autres entreprises fournissent des systèmes si complexes qu'ils finissent par ne pas être utilisés. La bonne nouvelle est que les systèmes faciles à utiliser sont simples à obtenir, et possèdent la plupart des fonctionnalités nécessaires, notamment l'accès sécurisé aux informations. Le dernier point avant de continuer est que la plupart des Chefs de Projet ne planifient pas les activités de Gestion de la Configuration, pensant à tort que ce sont des choses qu'ils peuvent faire en soirée, ou pendant une conférence téléphonique. Il est important de prendre du temps pour bien faire ce travail.

Part #1 - Objectifs/Timing/Définitions

L’objectif de ce thème est d’aider à identifier, évaluer et contrôler tous les changements potentiels aux produits qui ont déjà été acceptés et référencés. Le Thème Changements ne s’occupe pas seulement de la gestion des requêtes de changement, mais aussi des la gestion des incidences qui surviennent au cours du projet.

Part #2 - L'Approche de PRINCE2 en matière de Changements

L’approche de la Gestion des Incidences et des Changements est décidée pendant la Séquence d’Initialisation. Cette approche peut être revue à la fin de chaque Séquence dans le processus de Gestion de la Limite de Séquence.

PRINCE2 a six produits de management qui sont utilisés pour contrôler les incidences, les changements et la Gestion de la Configuration.

Part #3 - Procédure de Gestion de la Configuration

C’est l’ensemble de toutes les activités qui contrôle et maintiennent les changements pour chaque produits au cours du cycle de vie du projet, et après la clôture du projet. Il s’agit de veiller sur les Produits du Projet.

Part #4 - Procédure de Contrôle des Incidences et des Changements

Il s’agit ici de traiter les incidences qui peuvent être des requêtes de changement, des hors-spécification, ou des problèmes/soucis. Il y a 5 étapes dans la procédure de Gestion des Incidences et des Changements : Collecter, Examiner, Proposer, Décider et Mettre en œuvre.

Part #5 - Quiz de validation des connaissances

Quiz de 5 questions avec un score minimal requis de 70%

Bonne chance !

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